Ngawi, 12 Januari 2024 – Absensi adalah suatu pendataan kehadiran, bagian dari pelaporan aktivitas suatu institusi, atau komponen institusi itu sendiri yang berisi data-data kehadiran yang disusun dan diatur sedemikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pihak yang berkepentingan. Aplikasi komputer yang dikembangkan pada sistem presensi adalah aplikasi komputer yang dapat mengenali wajah. Kurang lebih 9.000 -an PNS (Pegawai Negeri Sipil) di Kabupaten Ngawi melakukan absensi secara elektronik berbasis pengenalan wajah.
Pemilihan wajah sebagai basis pengenalan biometrik didasarkan pengalaman absensi elektronik sebelumnya yang pada prakteknya bisa di lakukan manipulasi data karena basisnya masih menggunakan sidik jari,sehingga akurasi data masih dibawah 50%. Diharapkan dengan wajah maka tingkat akurasi data absensi akan meningkat sampai 99%. Adanya komputer sebagai alat yang menghasilkan informasi dan alat pengolahan data, sehingga kemajuan teknologi komputer dapat diimplementasikan pada sistem presensi menggantikan sistem presensi yang belum terkomputerisasi (manual).Sistem presensi manual menggunakan sistem pengarsipan biasa (pembukuan). Beberapa permasalahan yang sering muncul apabila proses dilakukan secara manual yaitu :
1. Kemungkinan manipulasi data kehadiran.
2. Hilang buku presensi (manual).
3. Kesulitan dalam rekapitulasi data kehadiran.
Sistem presensi menggunakan identifikasi wajah sebagai input dan menganalisa tingkat akurasi pengenalan yang dilakukan oleh sistem.
Mendasar Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) serta Inpres No.3 tahun 2003 tentang tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government maka Kabupaten Ngawi melalui badan Kepegawaian menerapkan absensi elektronik. Penerapan tersebut kemudian ditindaklanjuti dengan dibuatnya Peraturan Bupati Ngawi Nomor 10 Tahun 2019 tentang Kewajiban Masuk Kerja dan Menaati Ketentuan Jam kerja Serta Penilaian Kinerja. Dalam peraturan Bupati tersebut dicantumkan tentang pengelolaan absensi yang berbasis elektronik sehingga meningkatkan akurasi data yang pada akhirnya mendukung percepatan proses pengambilan kebijakkan oleh pimpinan pada hal ini tentang kepegawaian.
Kebutuhan untuk pemrosesan data khususnya kepegawaian yang akurat dan cepat melahirkan pemikiran bahwa untuk memperoleh data yang efektif dan efisien haruslah dilakukan secara digital. Pemodelan data secara digital tidak hanya meningkatkan kecepatan dan akurasi tapi juga kemudahan dalam mengaksesnya. Artinya data tersebut bisa diakses berbagi pakai dengan pengguna lain yang tentu saja memiliki wewenang atau hak otoritas sehingga dimanapun tempatnya bukan lagi menjadi kendala. Yang pada akhirnya mendukung konsep Smart City yang dicanangkan Bupati Ngawi.