Pemusnahan arsip merupakan tahap akhir dalam pengelolaan kearsipan yang harus dilaksanakan sesuai prosedur. Arsip tidak dapat dimusnahkan secara sembarangan, seperti dibakar atau dijual begitu saja. Pelaksanaannya perlu memperhatikan masa retensi, nilai guna, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta ketentuan lain sebagaimana diatur dalam Peraturan Bupati Ngawi Nomor 48 Tahun 2022 tentang Pengelolaan Arsip Dinamis. Dalam praktiknya, pelaksanaan pemusnahan arsip dapat menjadi tantangan bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD), terutama dari sisi tenaga, angkutan, dan efektivitas pelaksanaan. Kondisi tersebut mendorong Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi menghadirkan inovasi SI MUSANG (Pemusnahan Arsip Bersama Ngawi) sebagai solusi pemusnahan arsip yang lebih efektif, efisien, dan ramah lingkungan.
SI MUSANG merupakan inovasi pemusnahan arsip secara bersama-sama bagi beberapa OPD yang telah menyelesaikan tahapan pemusnahan sesuai prosedur. Arsip kemudian dimusnahkan dengan cara dilebur oleh pihak ketiga yang sebelumnya telah melalui proses seleksi oleh tim Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Peleburan tersebut menjadikan arsip sebagai bubur kertas yang dapat dimanfaatkan sebagai bahan baku daur ulang. Pelaksanaan pemusnahan secara bersama memberikan kemudahan bagi OPD karena proses eksekusi dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien. OPD tidak perlu melaksanakan pemusnahan secara terpisah maupun mengeluarkan biaya untuk tenaga dan angkutan karena kebutuhan tersebut ditanggung oleh pihak ketiga. Metode peleburan juga tidak menghasilkan polusi udara akibat pembakaran kertas.
Pelaksanaan SI MUSANG telah membantu sejumlah perangkat daerah dalam menangani penumpukan arsip. RSUD dr. Soeroto, misalnya, melakukan pemusnahan kurang lebih 13 truk arsip, sedangkan Badan Keuangan memusnahkan sekitar 17 truk arsip yang telah melewati masa retensi. Inovasi ini juga telah dimanfaatkan oleh Sekretariat Daerah, BKPSDM, dan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil untuk menangani arsip yang telah memenuhi ketentuan pemusnahan. Kehadiran SI MUSANG membantu mengurangi penumpukan arsip sekaligus mendukung pengelolaan kearsipan sesuai prosedur. Pada tahun 2026, inovasi ini juga direncanakan digunakan oleh seluruh puskesmas di Kabupaten Ngawi. Dengan pelaksanaan pemusnahan secara bersama, OPD memperoleh kemudahan dalam mengelola arsip yang telah habis masa retensinya tanpa mengabaikan ketentuan kearsipan.
SI MUSANG menjadi inovasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Ngawi dalam mempermudah pelaksanaan pemusnahan arsip secara bersama. Melalui metode peleburan yang lebih efektif, efisien, dan ramah lingkungan, inovasi ini membantu OPD mengurangi penumpukan arsip sekaligus mendukung pengelolaan kearsipan yang tertib dan sesuai prosedur.